Cambios clave de la reforma laboral 2025 y su impacto económico para tu empresa

La reforma laboral 2025 fue aprobada por el Congreso y sancionada el 25 de junio. Más allá del debate jurídico, las pequeñas empresas y startups deben preguntarse: ¿cómo afectará esto mis costos de nómina, provisiones contables y operación financiera?

Como tu mano derecha y contador virtual, a continuación te explicamos punto por punto los cambios claves de la reforma laboral 2025 y su impacto económico, para que tomes decisiones informadas.

📋 1. Contratación: contratos a término indefinido como regla general

• Antes: Muchas empresas preferían contratos de trabajo a término fijo para gestionar fluctuaciones del negocio.
  
• Ahora: El contrato de trabajo a término indefinido será la modalidad predeterminada, y los contratos a término fijo o por obra solo podrán usarse en situaciones excepcionales (proyectos temporales o reemplazos).

📌 Impacto contable: Este cambio obliga a registrar provisiones por estabilidad laboral y despido desde el inicio de la relación. Además, afecta la planeación de costos fijos a largo plazo y disminuye la flexibilidad para ajustar personal en función del flujo de caja.

2. 🤝 Prestación de servicios: lo que ya no se podrá hacer como antes

Uno de los ejes más importantes (y sensibles) de la reforma laboral 2025 es el cambio en la forma en que las empresas pueden contratar personas por prestación de servicios.

Durante años, muchas empresas usaron este tipo de contrato para cubrir funciones continuas, permanentes o incluso misionales, porque era más flexible, más económico, y sin prestaciones. Con la nueva reforma, eso cambia drásticamente.

¿Qué dice la reforma sobre prestadores de servicios?

1. Solo se podrán contratar por prestación de servicios quienes realicen actividades no misionales ni permanentes.
   
   • Es decir, si una persona presta un servicio relacionado directamente con tu actividad principal (por ejemplo, ventas en una comercializadora, diseño en una agencia creativa, o desarrollo en una empresa de software), debería estar vinculada mediante contrato laboral, no prestación de servicio.
     
2. El Ministerio de Trabajo podrá presumir relación laboral si el contrato de prestación oculta subordinación.
   
   • Si tú como empresa das instrucciones directas, impones horarios, estableces metas, proporcionas herramientas, o controlas el trabajo de manera similar a un empleado, el contrato puede ser declarado laboral por vía judicial o en una inspección.
     
3. La empresa contratante puede ser sancionada por evasión de relación laboral.
   
   • Esto incluye el pago retroactivo de aportes a seguridad social, sanciones económicas, indemnizaciones y el reconocimiento de prestaciones sociales omitidas.

📌 Impacto contable: Se hace necesario revisar todos los contratos actuales bajo esta figura y reclasificar como laborales aquellos que cumplan con criterios de subordinación o continuidad. Además, debe proyectarse el efecto económico en el flujo de caja y realizar provisiones retroactivas en caso de ajustes obligatorios.

🕓 3. Jornada laboral, trabajo nocturno y festivos

Se hicieron cambios en la jornada laboral,

• Jornada máxima: 44 horas semanales desde el 15 de julio de 2025 (bajará a 42 horas en 2026), sin pérdida salarial.
  
• Trabajo nocturno: comienza a las 7 p.m. (antes era desde más tarde) y con recargos mayores.
  
• Recargo festivo/dominical: pasará del 75 % al 100 %, pero será gradual (80 % en 2025, 90 % en 2026, 100 % en 2027).

📌 Impacto contable: Si tienes turnos nocturnos o fines de semana, tus costos laborales aumentarán entre un 20 % y un 35 % en recargos. Será necesario ajustar el cálculo de nómina y provisiones laborales, especialmente en sectores operativos. También se recomienda incluir este impacto en proyecciones de gastos fijos y presupuestos anuales.

🌐 4. Empleados de plataformas y teletrabajo

Uno de los puntos más novedosos de la reforma laboral 2025 es que por primera vez se reconoce formalmente una relación laboral para los trabajadores de plataformas digitales, como domiciliarios, conductores o repartidores.

Esto representa un cambio estructural en la forma como estas empresas operan en Colombia, y si tu empresa es una plataforma —o subcontrata una— hay implicaciones directas.

1. Se reconoce a los trabajadores de plataformas como empleados dependientes.
   
   • Antes, los domiciliarios o repartidores eran considerados contratistas o colaboradores independientes.
     
   • Ahora, serán trabajadores con vinculación laboral, lo que obliga a pagar seguridad social, prestaciones y reconocer derechos laborales.
     
2. Se crea una nueva figura de vinculación específica para plataformas tecnológicas.
   
   • Esta figura contempla un esquema de cotización compartido:
     
     • 60 % del valor lo asume la empresa,
     • 40 % lo paga el trabajador,
     • Ambos valores se calculan sobre un ingreso base definido (el texto aún no especifica si será sobre el total ganado o un ingreso mínimo de referencia).
       
3. Acceso obligatorio a seguridad social:
   
   • Incluye salud, pensión y riesgos laborales.
   • Además, el trabajador tendrá derecho a afiliación sindical, estabilidad reforzada y beneficios como subsidio familiar.
     
4. Supervisión e inspección:
   
   • El Ministerio de Trabajo vigilará la correcta vinculación y podrá sancionar a las plataformas que no cumplan.
   • También se establece la posibilidad de auditar algoritmos si afectan la asignación de turnos, tareas o ingresos.

➡️ Impacto: contratar o tener empleados por plataformas digitales implica nuevas cargas de seguridad social y gastos operacionales por auxilios digitales.

​​📌 Desde lo contable: Si tu empresa opera directamente con plataformas o terceriza servicios mediante ellas, deberás revisar los contratos, recalcular cargas sociales y considerar el efecto de estas nuevas obligaciones en el margen operativo.

🛡️ 5. Protección y estabilidad

Se endurecen las indemnizaciones y se amplían los controles para el despido de empleados, limitando el despido sin justa causa.
En los casos de indemnizaciones por despido sin justa causa, en contratos a término indefinido, la fórmula anterior era:

• 30 días por el primer año +
• 20 días por cada año adicional (si el salario es inferior a 10 SMLMV) o fracción o 15 días si el salario era superior a 10 SMLMV.
  

Con la reforma, las tarifas suben y se unifican en una tabla más estricta:

• 45 días por el primer año trabajado.
• 30 días por cada año adicional o fracción.
• Se eliminan los beneficios para salarios altos. Ahora todos pagan igual.

📌 Ejemplo: Si tienes un empleado con 3 años de antigüedad, antes le pagabas 70 días de indemnización. Ahora deberías pagarle 105 días.

En contratos a término fijo, también se endurecen las reglas:

• Si despides antes de que finalice el contrato sin justa causa, debes pagarle el tiempo que faltaba completo, tal como antes.
• Pero ahora se exige mayor motivación para no renovar el contrato, de lo contrario se puede considerar un despido disfrazado y aplicar indemnización por despido sin justa causa.
• Se reconoce el contrato laboral para aprendices del SENA, lo que incrementa prestaciones y salarios mínimos para quienes estaban excluidos.
  

Debes adaptar procesos de despido, incluir nuevos protocolos de reclutamiento y revisar cómo contratar aprendices.

📌 Impacto contable: Las provisiones por despido deberán actualizarse bajo el nuevo esquema. También se recomienda actualizar manuales contables para incorporar los costos adicionales en caso de desvinculación anticipada.

📌 ¿Qué hacer ahora como empresa contratante?

1. Revisar contratación actual: convierte contratos temporales a indefinidos cuando sea necesario y documenta bien los fijos/obra.
   
2. Ajustar pagos de turnos y horas extras: revisa nómina y presupuestos para absorber los nuevos recargos.
   
3. Auditar proveedores: confirma que tus contratistas cumplen con sus obligaciones laborales para evitar contingencias.
   
4. Implementar auxilios y beneficios: estructura el pago del auxilio de conectividad y formaliza teletrabajo.
   
5. Actualizar políticas internas: nuevos protocolos para despidos, protección a grupos vulnerables y gestión de aprendices.

🗓 ¿Cuándo empieza a regir?

Tras la sanción presidencial, que se dio el 25 de junio del 2025.

Sin embargo, el incremento de los recargos y el ajuste en la jornada nocturna no será inmediato. Tendrá aplicación progresiva según los plazos establecidos por la ley.

📄 Conclusión: No es solo una reforma legal, es una transformación contable

Este no es un tema exclusivo de abogados o departamentos jurídicos. La reforma laboral 2025 transforma la estructura de costos laborales, la planificación contable y la estrategia operativa de todas las empresas en Colombia.

Como contadores, entendemos que la clave para navegar esta transición está en anticiparse financieramente, ajustar provisiones y tomar decisiones informadas.

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