Tres fechas claves para que tu empresa esté al día

Ser empresario y/o emprendedor no es fácil: Son tantas las cosas que tenemos que hacer en el día a día que es fácil olvidarse de aquellas obligaciones esporádicas que ocurren una vez al año. En Backstartup queremos que éstas no se escapen de tu radar para que tu empresa pueda brillar en los negocios. 

Durante el primer trimestre del año tu empresa tiene que cumplir con tres obligaciones principales que establece la Ley, estas son:

• Llevar a cabo la renovación de la Matrícula Mercantil ante la Cámara de Comercio correspondiente, a más tardar el 31 de marzo de  cada año.
• Efectuar el depósito de Estados Financieros ante la Cámara de Comercio máximo un mes después de que éstos fueron aprobados por la Asamblea de Accionistas.
• Celebrar la Asamblea Ordinaria de Accionistas de la sociedad a más tardar el 31 de Marzo. 

Acá te contamos de forma sencilla lo que tienes que saber sobre estas obligaciones, su vencimiento y la consecuencia de no hacerlo.

Renovación de la Matrícula Mercantil

Todas las empresas registradas en Colombia tienen la obligación de renovar su Matrícula Mercantil a más tardar el 31 de marzo de  cada año. Este trámite se hace de forma virtual o presencial ante la Cámara de Comercio de la ciudad en la que está registrada la sociedad. Si tu sociedad está registrada ante la Cámara de Comercio de Bogotá, acá puedes ingresar al link del trámite.

Para poder hacer la renovación de tu Matrícula Mercantil tu empresa debe haber cerrado y aprobado los Estados Financieros del año inmediatamente anterior y estos deben estar firmados por tu Contador. Esto, toda vez que dentro del trámite de renovación la Cámara de Comercio nos va a solicitar la siguiente información contable:

• Composición del capital (si este es nacional o extranjero);
• Activo corriente, no corriente y total;
• Pasivo corriente, no Corriente y total;
• Patrimonio Total y;
• Pasivo más patrimonio.

Es importante contar con los Estados Financieros definitivos de la sociedad, pues si hacemos algún cambio en los mismos deberemos corregir la información registrada en la Cámara de Comercio lo cual generará un doble costo para la empresa.

Adicionalmente, la Cámara de Comercio nos va a solicitar que actualicemos y registremos los siguientes datos:

• Datos de contacto de la sociedad (si cambiaste de dirección o información de notificación, esta es la oportunidad perfecta para actualizarlos ante la Cámara de Comercio sin costo adicional);
• Cantidad de trabajadores con los que cuenta la empresa y;
• Número de mujeres que trabajan en la empresa.

La renovación de la Matrícula Mercantil tiene un costo que varía según los activos de la sociedad, iniciando desde $45,000. La buena noticia para las PyMES y los Emprendedores es que en este 2021 el Gobierno decretó un descuento especial para quienes hagan el pago de la Matrícula Mercantil a tiempo: De acuerdo con el Decreto 1756 de 2020, quienes renueven antes del 31 de marzo recibirán un descuento del 5% sobre el valor de la tarifa.

La mala noticia es que quienes no lleven a cabo la renovación de su Matrícula Mercantil pueden ser sancionados por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) con multas de hasta 17 Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes (SMMLV) (esto es un poco más de $15 millones de pesos).

Si eres cliente de Backstartup y nosotros nos encargamos de tu cierre contable el año pasado, recuerda que el apoyo en la Renovación de la Matrícula Mercantil se encuentra incluido en nuestro servicio contable.

Depósito de Estados Financieros ante la Cámara de Comercio

Muchos dueños de PyMES y emprendimientos en Colombia desconocen la obligación de efectuar el depósito de sus Estados Financieros ante la Cámara de Comercio de la ciudad en la que está registrada su sociedad.

De acuerdo con la Ley, todas las empresas en Colombia, sin importar su tamaño o fecha de constitución, tienen esta obligación, con excepción de las sociedades obligadas a remitir sus estados financieros a la Superintendencia de Sociedades. 

La obligación de efectuar el depósito de los Estados Financieros se debe cumplir dentro del mes siguiente a la fecha en la que éstos sean aprobados por la Asamblea Ordinaria de Accionistas, es decir, a más tardar el 1 de mayo. Este trámite tiene un costo de $21.600 pesos para el año 2021.

Los documentos que se deben depositar ante la entidad incluyen:

• Los estados financieros de propósito general de la sociedad, a saber, estado de situación financiera, estado de resultados, estado de cambios en el patrimonio, estado de cambios en la situación financiera y estado de flujos de efectivo;
• Las notas a los estados financieros y;
• El dictamen del revisor fiscal, cuando la empresa cuente con esta figura dentro de su estructura de administración.

Si eres cliente de Backstartup y nosotros nos encargamos de tu cierre contable el año pasado, recuerda que el depósito de Estados Financieros se encuentra incluido en nuestro servicio.

Asamblea Ordinaria de Accionistas

Por último, todas las empresas en Colombia, independientemente de su naturaleza, están obligadas a celebrar una Asamblea Ordinaria de Accionistas, a más tardar el 31 de marzo. 

Dentro de las decisiones que se deben tomar en la Asamblea Ordinaria de Accionistas a estas son las más importantes:

• Analizar la situación de la sociedad y aprobar los Estados Financieros de la misma;
• Aprobar el informe de gestión de los administradores de la sociedad y;
• Decidir si se repartirán o no utilidades de la sociedad.
• Si bien la Ley de Emprendimiento eliminó la causal de disolución por pérdidas, es necesario validar que la empresa es un negocio viable y cumple con la hipótesis de negocio en marcha. En caso de que se decrete que el negocio es inviable, se deberá convocar a la asamblea de accionistas o junta de socios para que éste establezca las medidas pertinentes a tomar, que pueden variar desde la reforma de la sociedad hasta su disolución y liquidación. 

La asamblea debe ser citada con antelación por el representante legal de la sociedad, siguiendo las normas establecidas para su convocatoria en los Estatutos de la Sociedad y en la Ley. Normalmente estos tiempos son cinco (5) días hábiles previo a la fecha de la reunión para las S.A.S. y quince (15) días hábiles para los demás tipos de sociedades.

En aquellos casos en los que no se convoque a la reunión, los socios o accionistas podrán reunirse por derecho propio (es decir, sin necesidad de convocatoria) el primer día hábil del mes de abril, a las 10 de la mañana, en las oficinas de la sociedad.

Ten en cuenta que si eres el único accionista en de la sociedad no será necesario hacer la convocatoria a la reunión, pero sí será obligatorio que dejes constancia del Acta en el término establecido.

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Importante: Ten en cuenta que si tu sociedad cuenta con una Junta Directiva, antes de hacer la reunión de Asamblea de Accionistas, los Estados Financieros de la sociedad deben ser aprobados por ésta.

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